PRIVACY VERKLARING voor kandidaatgegevens

1.         Inleiding

Dit is de Privacyverklaring van ERIKS voor de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten of sollicitanten van ERIKS N.V. en haar groepsmaatschappijen (hierna: "ERIKS", "we/wij" of "ons").

Bij ERIKS nemen we uw privacy zeer serieus. We hebben deze ERIKS Privacyverklaring voor kandidaatgegevens (hierna: "Privacyverklaring") opgesteld om u te informeren over hoe wij uw persoonsgegevens zullen gebruiken in verband met sollicitaties naar functies bij ERIKS.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25/05/2018 en kan in de loop van de tijd worden gewijzigd. U wordt aangeraden om de Privacyverklaring regelmatig na te kijken op mogelijke wijzigingen. 
 

2.        Wanneeer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking door ERIKS van alle persoonsgegevens van potentiële kandidaten of sollicitanten (kandidaten) die zijn verkregen in het kader van onze wervingsactiviteiten.

Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op medewerkersgegevens of gegevens van onze klanten. Klik http://www.eriks.be/footer-navigation/privacy/ voor informatie over hoe ERIKS gegevens van klanten beschermt. Als u een medewerker van ERIKS bent, kunt u de Gegevensprivacyverklaring van ERIKS die aangeeft hoe ERIKS medewerkersgegevens gebruikt, op de ERIKS Intranetsite vinden.
 

3.         Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

ERIKS NV, gevestigd te Roderveldlaan 3/Bus 1, 2600 Antwerpen, en haar gelieerde bedrijven (gezamenlijk “ERIKS”) en/of haar groepsmaatschappijen zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met onze Privacy Officer via privacyoffice@eriks.com.

4.         Voor welke doelseinden verwerken wij uw gegevens?

4.1      Het vinden van geschikte kanidaten

(a)     Wat houdt dit doel in?

We verzamelen uw persoonsgegevens van openbare profielen op LinkedIn of andere sociale netwerken en andere openbaar beschikbare websites als u heeft gereageerd op de wervingsinitiatieven van ERIKS op dergelijke sociale netwerken en websites of u zich heeft aangemeld via de geïntegreerde functionaliteit van dergelijke sociale netwerken, wervingswebsites of onze eigen websites. We verzamelen uw persoonsgegevens ook uit dergelijke bronnen wanneer u een link naar uw profiel op een dergelijke website heeft verstrekt als deel van uw sollicitatie of cv dat u bij uw sollicitatie heeft ingediend.

We kunnen uw contactgegevens ook verkrijgen van openbaar beschikbare bronnen, zoals inhoud die u openbaar heeft gemaakt op LinkedIn of andere socialenetwerksites of vergelijkbare websites voor professionele doeleinden, om een eerste contact met u te leggen voor wervingsdoeleinden. We zullen alleen contact met u opnemen als u uw contactgegevens aan ERIKS beschikbaar heeft gesteld voor wervingsdoeleinden. We zullen u een duidelijke optie geven om ons te vragen geen contact meer met u op te nemen voor carrièremogelijkheden en uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
 

(b)     Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde?

Voor dit doeleinde verwerken we de persoonsgegevens die u openbaar heeft gemaakt via uw openbare profielen op LinkedIn of andere sociale netwerken en eventuele correspondentie tussen u en onze interne recruiters. Dit betreffen onder meer uw naam, contactgegevens indien beschikbaar gesteld, huidige en voormalige functiebenamingen, arbeidsverleden, opleidingsinformatie, vaardigheden, aanbevelingen en cv indien u dit beschikbaar heeft gesteld.

(c)     Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde?

Voor dit doeleinde zullen uw persoonsgegevens bewaren voor zolang als het doeleinde waarvoor we deze hadden verzameld, bestaat, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke vereisten of om onze belangen te beschermen. Als u heeft gesolliciteerd en bij ons in dienst komt, zullen we de informatie die tijdens het wervingsproces is verkregen, bewaren voor de duur van uw dienstverband. Als u heeft gesolliciteerd naar een functie en geen succes had, kan ERIKS uw persoonsgegevens bewaren gedurende een periode van 12 maanden indien u daarvoor aan ERIKS toestemming heeft verleend ten behoeve van toekomstige arbeidsmogelijkheden of 1 maand indien u deze toestemming niet heeft verleend. Na deze periode zullen uw persoonsgegevens van onze systemen worden gewist.

(d)     Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?

Voor dit doeleinde zullen uw persoonsgegevens bewaren voor zolang als het doeleinde waarvoor we deze hadden verzameld, bestaat, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke vereisten of om onze belangen te beschermen. Als u heeft gesolliciteerd en bij ons in dienst komt, zullen we de informatie die tijdens het wervingsproces is verkregen, bewaren voor de duur van uw dienstverband. Als u heeft gesolliciteerd naar een functie en geen succes had, kan ERIKS uw persoonsgegevens bewaren gedurende een periode van 12 maanden indien u daarvoor aan ERIKS toestemming heeft verleend ten behoeve van toekomstige arbeidsmogelijkheden of 1 maand indien u deze toestemming niet heeft verleend. Na deze periode zullen uw persoonsgegevens van onze systemen worden gewist.

4.2      Het ontvangen, beoordelen en beantwoorden van uw sollicitatie

(a)     Wat houdt dit doel in?

Als u contact opneemt met een van onze interne recruiters, solliciteert naar een vacature of zich aanmeldt via de vacaturewebsite van ERIKS, zullen we de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt opnemen in onze wervingsdatabase. We zullen uw persoonsgegevens ook verwerken om onze wervingsdatabase te beheren en bij te werken.

(b)     Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde?

We verwerken uw persoonsgegevens voor dit doeleinde als een voorbereidende stap van het eventueel aangaan van een arbeidsovereenkomst met u. U bent niet verplicht om ons persoonsgegevens te verschaffen voor dit doeleinde. Echter, als we niet voldoende informatie van u ontvangen om te beoordelen of u in aanmerking komt voor de functie en om met u te communiceren, zullen we u niet in overweging kunnen nemen voor een functie bij ERIKS.

(c)     Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde?

Voor dit doeleinde verwerken we uw naam, contactgegevens, adres (optioneel), land van verblijf, burgerschapsstatus, de functie waarnaar u solliciteert en eventuele wervingsinformatie die u aan ons verstrekt, zoals een link naar uw openbare sociale media-account (bijvoorbeeld LinkedIn) (optioneel), uw curriculum vitae, arbeidsverleden, opleidingsachtergrond, vaardigheden, motivatie, geslacht (optioneel), handicap (optioneel), huidige beloning en of op u een niet-wervingsovereenkomst van toepassing is. We verwerken ook uw correspondentie met ERIKS met betrekking tot sollicitaties.

(d)     Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?

We zullen uw persoonsgegevens voor dit doeleinde bewaren voor zolang als de sollicitatieprocedure voor deze functie open is, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke vereisten of om onze belangen te beschermen. Als u heeft gesolliciteerd en bij ons in dienst komt, zullen we de informatie die tijdens het wervingsproces is verkregen, bewaren voor de duur van uw dienstverband.

Als u heeft gesolliciteerd naar een functie en geen succes had, kan ERIKS uw persoonsgegevens bewaren gedurende een periode van 12 maanden indien u daarvoor aan ERIKS toestemming heeft verleend ten behoeve van toekomstige arbeidsmogelijkheden of 1 maand indien u deze toestemming niet heeft verleend. Na deze periode zullen uw persoonsgegevens van onze systemen worden gewist.

4.3      Het verifiëren van uw sollicitatiegegevens, het controleren van uw referenties en het beoordelen van uw geschiktheid voor
            de functie waarnaar u gesolliciteerd heeft en om u een aanbod te doen.

(a)     Wat houdt dit doel in?

Afhankelijk van de functie waarnaar u solliciteert, kan er tijdens het sollicitatieproces onder meer het volgende worden uitgevoerd om uw geschiktheid voor de functie en de cultuur van ERIKS te testen: virtuele of telefonische interviews, online beoordelingen, interviews op locatie en/of psychologische beoordelingen, een taaltoets of systeemscreenings. We zullen uw persoonsgegevens verwerken om dit proces te beheren en uit te voeren en om de feedback die over u wordt ontvangen te verwerken. Onze interne recruiter zal u informeren over het specifieke sollicitatieproces voor de functie waarnaar u gesolliciteerd heeft. Daarnaast zullen onze interne recruiters, met uw toestemming, uw referenties controleren.

Als u een sollicitatieprocedure met succes heeft afgerond, zullen we een aanbiedingsbrief opstellen en deze aan u e-mailen. In deze brief zullen de arbeidsvoorwaarden vermeld staan die we u willen aanbieden bij ERIKS. Dit aanbod is nog steeds op voorwaarde van een bevredigende achtergrondcontrole. 

(b)     Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde?

We verwerken uw persoonsgegevens voor dit doeleinde als een voorbereidende stap van het eventueel aangaan van een arbeidsovereenkomst met u.

U bent niet verplicht om deel te nemen aan enig onderdeel van de sollicitatieprocedure of om ons anderszins te voorzien van persoonsgegevens voor dit doeleinde. Echter, als u niet deelneemt aan onze sollicitatieprocedure, kunnen we u niet in overweging nemen voor een functie bij ERIKS of u een baan aanbieden.

(c)     Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde?

Voor dit doeleinde verwerken we de informatie die u aan ons verstrekte conform 4.2(c), feedback die ontvangen is van de interviewers die met u spraken, de uitkomsten van een eventuele test die u heeft gemaakt en eventuele communicatie tussen ons.

(d)     Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?

Voor dit doeleinde zullen uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijnen. Na deze periode zullen uw persoonsgegevens van onze systemen worden gewist.

5.         Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

5.1     Toegang tot uw persoonsgegevens binnen ERIKS

Uw persoonsgegevens kunnen worden ingezien door relevante ERIKS-afdelingen zoals recruiters, inhurende managers, ERIKS-medewerkers die direct betrokken zijn bij uw sollicitatieproces, personeelsadviseurs of andere betrokken HR-functies, alsmede juridische medewerkers, compliance-, gegevensbeschermings- of integriteitsfunctionarissen voor zover strikt noodzakelijk om hun respectieve taken te vervullen. Als uw sollicitatie aangeeft dat u geïnteresseerd bent om in het buitenland te werken, kunnen we uw persoonsgegevens doorgeven aan onze mondiale gelieerde bedrijven, in verband met mogelijke vacatures bij die ondernemingen. Als ERIKS u in dienst neemt binnen een van haar gelieerde bedrijven, zullen wij uw persoonsgegevens bewaren en deze kunnen gebruiken en bekendmaken aan anderen voor personeels-, administratieve of andere doeleinden in verband met uw sollicitatie of dienstverband met ERIKS.

5.2     Toegang tot uw persoonsgegevens door derden

De volgende derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens voor zover relevant voor de levering van hun producten of diensten aan ERIKS:

• Wervingsbureaus of headhunters
• Reisbureaus
• Externe assessmentadviseurs
• IT-leveranciers
• Financieel, fiscaal of juridisch adviseurs
   

Als de eigendom van of de zeggenschap over geheel, of een gedeelte van, ERIKS wijzigt, kunnen we uw persoonsgegevens doorgeven aan de nieuwe eigenaar.

We kunnen uw persoonsgegevens ook verstrekken aan federale, staats-, lokale of andere overheidsinstanties die bevoegd zijn inzake werkgelegenheidszaken. ERIKS zal uw persoonsgegevens niet verstrekken aan andere derden tenzij wij daartoe verplicht zijn op grond van een geldig rechterlijk bevel, een opdracht van een overheidsinstantie of een informatieverzoek, of tenzij wij daarbij een legitiem zakelijk belang hebben en de derde instemt met vergelijkbare beperkingen op bekendmaking en gebruik van uw persoonsgegevens.

5.3     Het gebruik van uw persoonsgegevens door gegevensverwerkers

Wanneer een derde uw persoonsgegevens uitsluitend op instructies van ERIKS verwerkt, handelt deze als een gegevensverwerker. We gaan overeenkomsten aan met dergelijke gegevensverwerkers, met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de door de wet gestelde verplichtingen.
 

5.4     Doorgifte van uw persoonsgegevens naar buiten uw thuisland

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door ERIKS buiten Nederland. We zullen passende maatregelen treffen om te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd en veilig blijven wanneer die worden doorgegeven buiten Nederland (in overeenstemming met toepasselijke gegevensbeschermings- en privacywetten). Deze maatregelen zijn beschreven in de bindende bedrijfsvoorschriften van SHV.    

6.         Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

ERIKS heeft adequate waarborgen ingesteld om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen. ERIKS heeft passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen ingevoerd om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of onopzettelijk verlies, beschadiging, wijziging, onbevoegde bekendmaking of toegang, en tegen alle andere vormen van onrechtmatige verwerking (met inbegrip van, maar niet beperkt tot onnodige verzameling) of verdere verwerking, een en ander in overeenstemming met toepasselijke gegevensbeschermings- en privacywetten.

Wanneer we bijvoorbeeld uw persoonsgegevens delen met externe leveranciers, sluiten we mogelijk een schriftelijke overeenkomst die de leveranciers verplicht om uw informatie vertrouwelijk te houden, en treffen we mogelijk passende beveiligingsmaatregelen om uw informatie veilig te houden.
 

7.         Uw rechten

Op grond van toepasselijke gegevensbeschermings- en privacywetten heeft u mogelijk de volgende rechten:

• Het recht op toegang tot uw persoonsgegevens
  
  U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens die u betreffen verwerken. Indien dat het geval is, kunt u ons vragen om u een kopie te geven van de persoonsgegevens die wij van u verwerken voor zover vereist door toepasselijke gegevensbeschermingswetten.
   

• Het recht op corrigeren en wissen van uw persoonsgegevens
  
  U kunt ons verzoeken om eventuele onjuiste persoonsgegevens die we van u verwerken te corrigeren. U kunt ons ook vragen om de persoonsgegevens die u betreffen te wissen als deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor we ze verwerkten, als u uw toestemming heeft ingetrokken en we geen andere wettelijke grondslag hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens, als uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, als uw persoonsgegevens moeten worden gewist conform toepasselijke wetten van de EU of van EU-lidstaten, of als het de persoonsgegevens van een kind betreft, die zijn verwerkt in verband met het aanbieden van diensten inzake de informatiemaatschappij.
  

• Het recht om te verzoeken tot beperking van verwerking
  
  U kunt om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens verzoeken als u de juistheid daarvan heeft betwist, als de verwerking onrechtmatig is en u de voorkeur geeft aan beperking boven wissing, als wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor een bepaald doel maar u ze nodig heeft voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, of tijdens de beoordeling van uw bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens.
  

• Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens
  
  U kunt bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons legitiem belang. We zullen dan niet langer uw persoonsgegevens voor dit doeleinde verwerken, tenzij we een doorslaggevend legitiem belang hierbij hebben. U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te wissen, tenzij er een doorslaggevend legitiem belang is voor de verwerking.
  
  U kunt er ook voor kiezen dat uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor direct-marketingdoeleinden.
   

• Het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken
  
  U kunt uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens intrekken (voor zover ERIKS uw persoonlijke informatie verwerkt op basis van uw toestemming) .
  

• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
  
  U kunt verzoeken om ontvangst door of verzending naar een andere organisatie, in een machineleesbare vorm, van de persoonlijke informatie die u aan ERIKS heeft verstrekt.
  

• Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
  
  Als u meent dat we niet voldoen aan de toepasselijke privacywetten, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit.

8.         Contactinformatie